كيف تعمل من المنزل

تسمح العديد من الشركات الصغيرة الآن للموظفين بالعمل عن بعد بسبب جائحة الفيروس التاجي كورونا . حتى بصرف النظر عن هذا الواقع الحديث ، اكتسب العمل من المنزل شعبية مطردة بين أصحاب الأعمال والموظفين لسنوات.
ليس كل ذلك سيئًا. يعتقد حوالي 91 بالمائة من العمال أنهم أكثر إنتاجية عند العمل عن بعد. لذا من الممكن أن تنجز الشركات الصغيرة الكثير عندما لا تعمل من نفس المكتب.

قد يشكل وجود موظفين عن بُعد تحديًا لأي شركة صغيرة ، لكن دليلنا حول كيفية العمل من المنزل يمكن أن يزيد من فرص نجاحك.

المحتوى

Toggle

كيف تعمل من المنزل

يبدو العمل من المنزل مختلفًا قليلاً بالنسبة للجميع. ولكن من خلال التركيز على بعض المجالات الرئيسية ، يمكنك الحفاظ على الإنتاجية مع الاستمتاع ببيئة عمل مريحة وصحية. فيما يلي بعض المجالات التي تمت مناقشتها في هذا الدليل:

  1. إنشاء مكتب منزلي (تصميم ، معدات ، إلخ.)
  2. البرامج والتطبيقات للعمل في المنزل
  3. إدارة فريق بعيد
  4. البقاء بصحة جسدية وعقلية أثناء العمل في المنزل

إنشاء مكتب منزلي

يبدأ العمل بشكل مثمر من المنزل بمكتب منزلي عالي الجودة. يوفر وجود مساحة مخصصة للعمل تركيزًا أفضل ويمنح العمال مزيدًا من التقسيم بين عملهم وحياتهم الشخصية. ليس لدى الجميع غرفة منفصلة يمكنهم استخدامها لتكريس مكتبهم. ولكن باستخدام الميزات والأدوات المناسبة ، يمكنك إعداد مساحة تناسب احتياجاتك. إليك بعض أهم الأشياء التي يجب مراعاتها.

1. ابحث عن مكان هادئ

قد لا تتمكن من الوصول إلى غرفة منفصلة. ولكن يجب أن يكون مكتبك معزولًا قدر الإمكان عن صخب وضجيج منزلك. على سبيل المثال ، اختر زاوية من غرفة نومك بدلاً من طاولة المطبخ ذات الموقع المركزي. يمكنك أيضًا إعداد مقسم غرفة أو حاجز مادي آخر إذا لم يكن الباب متاحًا.

2. احصل على كرسي مريح

ستجلس كثيرًا أثناء العمل من المنزل. لذا قد تكون مرتاحًا أيضًا. تميل كراسي المكتب إلى أن تكون مريحة ، ولكن العديد من الموظفين البعيدين يستقرون على الأريكة أو كرسي غرفة الطعام. قدم لنفسك معروفًا واستثمر في واحدة تدعم عمودك الفقري أثناء الجلوس على مكتبك طوال اليوم.

3. تنظيف مساحة مكتبك

يمكن للفوضى أن تشتت انتباهك عن عملك بسهولة. سواء كان لديك مكتب مخصص أو كنت تعمل من مكتب مؤقت ، فإن الحفاظ على نظافة مساحة العمل أمر لا بد منه. قبل أن تبدأ العمل لهذا اليوم ، قم بتكديس الأوراق وإزالة أي شيء لا علاقة له بقائمة المهام الخاصة بك.

4. ارفع شاشة جهاز الكمبيوتر

العمل من كمبيوتر محمول أو شاشة قصيرة يعني أنك سترتخي طوال اليوم ، مما قد يؤدي إلى مشاكل في الظهر والرقبة. قد يكون من الصعب أيضًا رؤية شاشة صغيرة ، مما يؤدي إلى إجهاد العين. قم بشراء شاشة كبيرة أو على الأقل ارفع شاشتك الحالية إلى مستوى العين حتى تتمكن من رؤية عملك أمامك بسهولة.

5. توفير الإضاءة الكافية

عنصر آخر مهم يمكن أن يساعدك على رؤية عملك بوضوح وتجنب إجهاد العين هو الإضاءة. الضوء الطبيعي هو الأفضل دائمًا. لذا ، إذا أمكن ، قم بإعداد مكتبك حول النوافذ. إذا لم يكن ذلك ممكنًا – أو حتى إذا كان لديك بعض الضوء الطبيعي ، فستحتاج أيضًا إلى مصابيح وإضاءة علوية لاستكمالها.

6. ظام تنظيمي

للحفاظ على نظافة مساحة العمل الخاصة بك وضمان سهولة العثور على كل شيء ، يجب أن يكون لديك نظام تنظيمي واضح. قم بإعداد خزائن حفظ الملفات أو استخدم المجلدات والأدراج المكتبية بحيث تحتوي جميع مواد العمل على منزل. ثم استخدم هذا النظام في الواقع عن طريق إبعاد الأشياء عند الانتهاء منها.

7. إضافة نباتات

تضيف النباتات الاهتمام البصري والحياة إلى الفضاء. ولكنها تخدم أيضًا غرضًا وظيفيًا مهمًا. يمكن أن يساعدوا في فصل مكتبك عن أجزاء أخرى من منزلك ، مما يوفر عزلًا للضوضاء ويحجب رؤيتك للمشتتات حولك.

8. تزيين المكان

لا يحتاج مكتب المنزل إلى أن يكون سطح مكتب عاديًا ومعقمًا. ستستمتع بالعمل أكثر قليلاً إذا كان مكان عملك لديه بعض الشخصية. قم بتزيينها بصور عائلية أو عمل فني أو لوحة إعلانات من العناصر المفضلة. إذا كنت ستعمل من المنزل لفترة طويلة ، يمكنك أيضًا طلاء المنطقة بلون جميل.

9. استثمر في التكنولوجيا

من أجل القيام بعملك بشكل صحيح ، تحتاج إلى الأدوات المناسبة. اعتمادًا على وظيفتك الفعلية ، قد تحتاج إلى طابعة أو ماسح ضوئي أو فاكس أو مؤقت للعمل أو برامج مختلفة.

10. ضع علامة على الباب

بغض النظر عما إذا كان مكتبك موجودًا في غرفة مخصصة أم لا ، تحتاج عائلتك إلى معرفة أنها مساحة العمل الخاصة بك حتى لا يقاطعوا مكالمات مهمة أو يتدخلون أثناء تركيزك على مهمة مهمة. إذا كنت تعتقد أنه سيساعدك ، فقم بإنشاء علامة تشير إلى أنك تعمل وقم بوضعها عندما لا ترغب في مقاطعتك.

البرامج والتطبيقات للعمل في المنزل

التكنولوجيا هي التي تجعل العمل من المنزل ممكنًا. بصرف النظر عن اتصال الإنترنت عالي السرعة والكمبيوتر والهاتف الذكي والطابعة ، هناك بعض التطبيقات والبرامج التي يمكن أن تجعل من السهل عليك الحفاظ على الإنتاجية أثناء العمل عن بُعد. فيما يلي بعض أفضل الخيارات للنظر فيها.

11. Skype

عندما يعمل أعضاء الفريق عن بُعد ، ما زالوا يحتاجون أحيانًا إلى طريقة للتواصل وجهاً لوجه. يوفر Skype حلًا لعقد مؤتمرات الفيديو يتضمن أيضًا مكالمات صوتية ودردشات نصية. تتوفر حلول مكالمات فيديو أخرى. ولكن يتم استخدام Skype على نطاق واسع ، لذلك من السهل أيضًا التواصل مع العملاء أو الآخرين خارج مؤسستك.

12. Slack

من الضروري الحفاظ على تنظيم اتصالات فريقك عندما لا تعمل في نفس المكان. يوفر Slack محادثات مترابطة يمكنك استخدامها لمناقشة المشاريع والحملات المختلفة. يمكنك إعداد الدردشات لأقسام أو مهام معينة ، وحتى إنشاء مناقشات فردية.

13. Focus Keeper

البقاء على التركيز هو التحدي الرئيسي الذي ينطوي عليه العمل من المنزل. يمكن أن يساعدك المؤقت في البقاء في المهمة لفترة محددة من الوقت ، ويتوفر Focus Keeper مجانًا على هاتفك الذكي لمساعدتك في البقاء في الموعد المحدد طوال اليوم.

14. Toggl

سواء كنت بحاجة إلى تتبع ساعات مشروع معين أو ترغب فقط في طريقة سهلة لتحسين الإنتاجية ، يمكن أن يساعد Toggl . تعمل أداة تتبع الوقت عبر أجهزة متعددة وتقدم تقارير توضح بالتفصيل كيفية قضاء وقتك.

15. Dropbox

ربما يحتاج فريقك إلى مشاركة المستندات أو الملفات في وقت ما. يوفر Dropbox مساحة تخزين سحابية يمكن لفريقك بأكمله استخدامها للتعاون في المستندات ومشاركة الصور وتنظيم الملفات التي تحتاج جميعًا للوصول إليها لمشاريع متنوعة.

16. Calmly Writer

إذا كنت تميل إلى التشتت بسبب الأشياء على الجانب على شاشة الكمبيوتر ، فيمكن لـ Calmly المساعدة. توفر هذه الأداة منصة كتابة مجانية خالية من التشتيت يمكنك استخدامها لمواصلة التركيز أثناء العمل على مقترحات العملاء أو مشاركات المدونة أو النسخ لمشروع قادم أو حتى رسائل البريد الإلكتروني.

17. Hubstaff

Hubstaff هي أداة تتبع الوقت مصممة للفرق. الغرض منه هو مساعدة الشركات على تتبع كيفية قضاء موظفيها للوقت أثناء العمل عن بُعد. يوفر ميزات مثل لقطات الشاشة والجداول الزمنية والتقارير ووظائف الفوترة.

18. Splashtop

يتيح Splashtop للمستخدمين التحكم في الأجهزة الأخرى والاتصال بها من موقع بعيد. هذه الوظيفة مثالية للفرق التي تحتاج إلى التدريب أو التعاون عن بُعد ، أو تلك التي تحتاج إلى تقديم دعم تكنولوجيا المعلومات دون التواجد في نفس الموقع.

19. 7-Zip

يمكن أن يمثل الأمن السيبراني تحديًا أكبر عند العمل من المنزل ، حيث يصعب على الشركات الحفاظ على معايير موحدة. 7-Zip هو ضغط ملف مفتوح المصدر وتشفير للملفات المرسلة عن بعد.

20. Trello

إذا كنت بحاجة إلى منصة مميزة تمامًا لإدارة المشاريع ، فإن Trello هو خيار. إنه متاح لكل من تطبيقات الويب والجوال. ويقدم قنوات اتصال ، وإدارة مهام ، وخيارات تعاون لتكون بمثابة لوحة التحكم الرئيسية لإدارة مشاريع الفريق.

21. Zapier

Zapier هو نظام أساسي يتكامل مع العديد من الأدوات الأخرى التي قد تستخدمها عبر الإنترنت أو على سطح المكتب. بشكل أساسي ، يساعدك على تنظيم وأتمتة المهام التي تعمل عليها كل يوم لتحسين الإنتاجية وإلغاء المهام التي لا تتطلب الكثير من القدرة العقلية.

22. Todoist

يعد الاحتفاظ بقائمة مهام يومية وأسبوعية وشاملة أمرًا ضروريًا للبقاء منظمًا – حتى أكثر من ذلك عند العمل من المنزل. يوفر Todoist نموذج تطبيق لقائمة المهام التقليدية حتى تتمكن من الوصول إلى المهام وتحديثها باستمرار أثناء التحقق من العناصر لليوم.

23. Doodle

قد تكون هناك أوقات يحتاج فيها فريقك البعيد إلى جدولة مكالمة أو اجتماع بسرعة. تمنحك Doodle طريقة سريعة وسهلة لجدولة هذه الاجتماعات. بشكل أساسي ، تنشر استطلاعًا وتعطيك إجابة على الفور حتى تتمكن جميعًا من إجراء مكالمة.

24. Join.me

Join.me هو حل آخر لعقد مؤتمرات الفيديو والتعاون. ومع ذلك ، فإنه يركز على الاجتماعات المجانية ومشاركة الشاشة بسهولة. على عكس العديد من منصات الفيديو الأخرى ، لا يحتاج الأشخاص الذين تدردش معهم إلى امتلاك حساب خاص بهم. لذلك قد يكون خيارًا جيدًا لأولئك الذين يحتاجون إلى تقديم عروض تقديمية للعملاء أو تدريب أعضاء الفريق الجدد.

25. Google Drive

مجموعة التعاون والإنتاجية المثالية ، يتيح لك Google Drive إنشاء المستندات والصور والملفات الأخرى والتعاون فيها ومشاركتها مع أي شخص بشكل أساسي.

إدارة فريق بعيد

إذا كنت صاحب شركة صغيرة ، فإن العمل من المنزل قد لا يتعلق فقط بعاداتك الشخصية. قد يكون لديك أيضًا فريق للقلق. إذن كيف يمكنك إبقاء الجميع سعداء ومنتجين عندما لا تكون جميعًا في نفس المكتب؟ يمكن أن تساعد هذه النصائح.

26. المراقبة اليومية

قد لا يبذل الموظفون دائمًا قصارى جهدهم لطرح الأسئلة عليك أو إثارة مخاوف إذا كنت لا تعمل في نفس المكتب. لذا فالأمر متروك لك للتأكد من أن لديهم كل ما يحتاجونه لإنجاز عملهم بفعالية. قد يكون مجرد بريد إلكتروني كافية.

27. التواصل

في بعض الأحيان ، لا يكفي إخبار الناس بفعل شيء ما – قد تحتاج أيضًا إلى توضيح سبب أهميته. يمكن أن يساعدك توصيل أهدافك بشكل فعال جميعًا في البقاء على نفس الصفحة والحفاظ على تحفيز أعضاء الفريق.

28. تحديد المواعيد

قد تختلف فكرة شخص آخر عن “ASAP” أو “كلما حصلت على ثانية” عن فكرتك ، خاصة إذا كنت لا تتواصل وجهاً لوجه. إذا كنت بحاجة إلى القيام بشيء ما في يوم معين ، فذكر ذلك بوضوح. في الواقع ، يجب عليك تحديد مواعيد نهائية حتى بالنسبة للعناصر غير الملحة لإبقاء الجميع على وتيرة ثابتة.

29. اجعل نفسك متاحا

حتى إذا كنت تتواصل مع أعضاء الفريق بانتظام ، فقد يحتاجون إلى التواصل معك لطرح الأسئلة أو للتعبير عن مخاوفهم. تأكد من أنك توضح بوضوح كيف ينبغي للموظفين القيام بذلك. هل يجب أن يرسلوا إليك بريدًا إلكترونيًا؟ إحجز موعد؟ تواصل مع المشرف المباشر عليهم؟ هل حددت ساعات العمل؟ كن محددًا للغاية.

30. توفير قنوات اتصال

قد يحتاج أعضاء الفريق أيضًا إلى التواصل مع بعضهم البعض للتعاون بشكل فعال في المشاريع. سهّل عليهم إعداد القنوات في أداة الاتصال التي تختارها.

31. امنحهم بعض الحرية

بصرف النظر عن تسجيل الوصول والإجابة عن الأسئلة ، لا تحتاج إلى البقاء على رأس فريقك على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. امنحهم مساحة للتركيز فعليًا على عملهم وقد يكونون أكثر إنتاجية بمفردهم. إذا كانت لديهم مشاكل ، فقد يكون الأمر يستحق محادثة أخرى.

32. خفف من عبء العمل

من الطرق المؤكدة لمعاقبة العمال البعيدين هي منحهم الكثير من المهام في فترة زمنية قصيرة. إذا كان لديك عمل إضافي أو كنت بحاجة إلى شيء في الموعد المحدد ، فقم بالتحقق للتأكد من أنه يمكنهم التعامل معه. ومحاولة نشر العمل بين أعضاء الفريق.

33. تصرف كما لو كانوا في المكتب

على الرغم من أنك لا تعمل مع الجميع في نفس المكتب ، يمكنك إعادة إنشاء بعض الأشياء الجيدة حول تلك البيئة عبر الإنترنت. على سبيل المثال عبر سكايب مشاركة بعض الاشياء الخاصة او توجيه دعوة غداء للعمال .

35. استخدام المكالمات للمسائل المعقدة

تعتبر تطبيقات إدارة البريد الإلكتروني وإدارة المشاريع مثالية لمشاركة المهام الأساسية وتسجيل الوصول. ولكن إذا كنت بحاجة إلى شرح شيء معقد أو لديك محادثة صعبة ، فقفز على مكالمة فيديو أو مكالمة صوتية. هذا يسمح لك بمشاركة القضايا المعقدة بشكل أكثر فعالية بطريقة دقيقة.

36. إنشاء سلسلة من القيادة

إذا كان هناك أكثر من عدد قليل من الأشخاص في مؤسستك ، فقد لا ترغب في أن يتواصل الجميع معك بشكل فردي بشأن مخاوفهم أو أسئلتهم. إذا كان هذا هو الحال ، فيجب على الجميع معرفة من يتواصل معهم لحل المشكلات.

37. وضح توقعاتك

لا تنطبق قواعد المكتب التقليدية بالضرورة في بيئة العمل من المنزل. لذا إذا كنت تريد أن يلتزم الموظفون بأي قواعد ، مثل الحفاظ على ساعات العمل التقليدية أو ارتداء ملابس العمل بشكل غير رسمي لإجراء مكالمات جماعية عبر الفيديو ، فتأكد من أنهم يعرفون ذلك. أنشئ قائمة سياسات بسيطة حتى يبقى الجميع في نفس الصفحة.

البقاء بصحة جسدية وعقلية أثناء العمل في المنزل

قد يكون من السهل العمل باستمرار عندما يكون مكتبك على الجانب الآخر من غرفة المعيشة الخاصة بك. لكن آثار الإرهاق حقيقية. ويمكن أن يكون لها تأثير سلبي كبير على صحتك الجسدية والعقلية. للبقاء في صحة جيدة وسعادة وإنتاجية ، ضع هذه النصائح في الاعتبار.

38. خذ فترات راحة بانتظام

إن الانحناء على شاشة الكمبيوتر طوال اليوم هو طريقة مؤكدة للحرق بسرعة والتعامل مع الكثير من المشاكل الصحية. من الناحية المثالية ، يجب أن تأخذ استراحة قصيرة كل ساعة على الأقل. حتى إذا كنت تتجول في مكتبك أو تتمدد ، أرح ظهرك وعينيك عدة مرات على مدار اليوم. اضبط مؤقتًا إذا كنت تميل إلى النسيان.

39. تحرك كل يوم

سواء كنت تأخذ استراحة في منتصف يوم العمل أو تناسبها في الصباح أو في المساء ، يجب عليك القيام بنوع من النشاط البدني كل يوم. يمكنك المشي أو رفع بعض الأوزان أو ممارسة اليوجا أو حضور فصل دراسي أو القيام بأي نوع أو روتين ستلتزم به بالفعل. هذه نصيحة جيدة للجميع ، ولكن قد يكون من الصعب بشكل خاص على العمال عن بعد أن يكونوا مناسبين للتدريبات.

40. شرب الكثير من الماء

البقاء رطبًا أمر حتمي. إذا كنت تواجه صعوبة في تذكر شرب الماء طوال اليوم ، فاحفظ رصيدًا على مكتبك ، أو اضبط التذكيرات على هاتفك ، أو احصل على زجاجة مياه كبيرة واضحة حتى تتمكن من رؤية تقدمك على مدار اليوم.

41. احتفظ بالوجبات الخفيفة الصحية في مكتبك

كم مرة تعمل عندما تدرك فجأة أنك جائع؟ غالبًا ما يرغب العمال عن بُعد في الحصول على شيء سريع حتى يتمكنوا من العودة إلى العمل. ولكن هذا غالبًا ما يترك لك شيئًا غير صحي. حارب هذا من خلال تخزين أشياء مثل المكسرات والبذور واللبن والعصائر الجاهزة والفواكه. إذا كان لديك مساحة ، احتفظ بها في درج أو ثلاجة صغيرة بجوار مكتبك حتى تتمكن من الإمساك بها قبل المغامرة في المطبخ للعثور على جميع الخيارات الأخرى.

42. افصل الليل على النهار

أحد التحديات الرئيسية للعمل عن بعد هو إغلاق عقلك والاستمتاع بالوقت العائلي أو الشخصي كل ليلة. ولكن يمكنك ايذاء صحتك إذا كنت تعمل 24/7. حماية صحتك الجسدية والعقلية من خلال وضع حدود. على سبيل المثال ، قد يكون لديك قاعدة “لا هواتف” على مائدة العشاء أو تحديد موعد نهائي الساعة 7 مساءً للقيام بالعمل كل ليلة.

43. الحركة

من الصعب على ظهرك ورقبتك أن تجلس في نفس المكان طوال اليوم ، خاصة إذا كنت تعمل من المنزل وتميل إلى العمل لساعات طويلة. يمكن لمكتب ثابت أو قابل للتعديل تحسين وضعك ومساعدتك على التحرك أكثر قليلاً. يمكنك أيضًا إعداد محطة عمل على جهاز المشي أو عقد اجتماعات أثناء المشي أو ركوب دراجة ثابتة.

44. اخرج

ضوء الشمس جيد لصحتك النفسية والجسدية. سواء أكنت تمشي أو تأخذ الكمبيوتر المحمول إلى الشرفة لبضع دقائق في اليوم ، فمن المهم تغيير البيئة الخاصة بك والحصول على الهواء النقي كل مرة.

45. إعداد وجبات قبل الوقت

تظهر مشاريع اللحظة الأخيرة طوال الوقت أثناء العمل من المنزل. لذلك حتى إذا كنت تخطط لإعداد غداء صحي ، فقد يتحول ذلك إلى وجبات سريعة بسرعة كبيرة. تجنب ذلك عن طريق إعداد وجبات الطعام مسبقًا في أيام الأحد أو عدة مرات في الأسبوع. استخدم الأطعمة الكاملة مثل الخضروات والحبوب والبروتينات حيثما أمكن.

46. ​​حاول التأمل

التأمل هو فعل بسيط للجلوس مع أفكارك والتركيز على تنفسك. يساعد ذلك على إبقائك ثابتًا وتحسين صحتك العقلية بمرور الوقت. يمكنك القيام بذلك مباشرة على مكتبك ، وهناك الكثير من التطبيقات مثل Headspace أو Calm التي يمكن أن تساعدك على البدء.

47. ابحث عن نظام الدعم

كما هو الحال مع أي نوع آخر من الوظائف ، فإن العمل من المنزل يأتي مع تحديات. قد يساعدك أحيانًا التنفيس عن هذه المشكلات أو مناقشتها مع شخص يمكنه الارتباط. ابحث عن الأصدقاء الذين يتواصلون معك أو يتواصلون مع الآخرين عبر الإنترنت للحصول على الدعم الذي تحتاجه.

48. جرب جهاز تتبع اللياقة البدنية

إذا كنت تواجه صعوبة في ممارسة نشاط بدني كافٍ على مدار اليوم ، فاستخدم جهاز تتبع اللياقة البدنية الذي يخبرك بخطواتك أو معدل ضربات القلب. يمكن أن يساعدك ذلك في تحديد الأهداف وتتبعها ويبقيك مسؤولاً.

49. جدولة الوجبات والتمارين

بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون من الضروري بالفعل بناء استراحات للوجبات والتمارين عند إنشاء جدولك اليومي. هذا يمنعك من أخذ الاجتماعات أو وضع الكثير من المشاريع على جدول الأعمال ليوم واحد.

50. احصل على الكثير من النوم

النوم ضروري لكل من صحتك الجسدية والعقلية. على الرغم من أنه قد يكون من المغري العمل في وقت متأخر من الليل ، إلا أنه سيتركك متعبًا وغير منتج في اليوم التالي. ضع حدودًا وأعطي أولوية للنوم لست أو سبع ساعات على الأقل في الليلة.

النقطة الأخيرة حول العمل في المنزل

باختصار ، العمل من المنزل يأتي مع مجموعة فريدة من التحديات. ولكنها أيضًا فرصة للشركات لبناء فريق سعيد ومنتج ودمج أفضل المواهب من جميع أنحاء العالم.

سواء كنت تعمل من المنزل مؤقتًا أو تخطط لإجراء هذا التغيير على المدى الطويل ، فإن إنشاء بيئة مكتبية داعمة ، والعثور على أدوات مفيدة ، وإدارة فريقك بفاعلية ، ومواكبة العادات الصحية يمكن أن يساعدك جميعًا في تحقيق أقصى استفادة من عملك عن بُعد .

Exit mobile version