كيفية إعداد رسالة خارجية في سكايب

تعد حالة التواجد الملونة في تطبيق Skype for Business وسيلة فعالة لإبلاغ معارفك بمدى توافرك أثناء وجودك بعيداً عن المكتب. في هذا المقال، سنستعرض كيفية إعداد رسالة خارج المكتب وكيفية ضبط حالتك في Skype تماشياً مع ذلك. سنغطي أيضاً خطوات لتخطي بعض القيود، مثل عدم توفر معلومات تقويم Outlook في إصدار Mac من Skype.

إعداد رد تلقائي خارج المكتب في Windows

قبل الشروع في إعداد الرسالة التلقائية، يجب عليك معرفة نوع حساب Outlook الخاص بك. يمكنك التحقق من ذلك عبر الخطوات التالية:

1. افتح تطبيق Outlook واختر "ملف" > "إعدادات الحساب".
2. انقر على "إعدادات الحساب" ثم تحقق من عمود "النوع":
   • إذا كنت تستخدم بريدًا إلكترونيًا رسميًا، فإن حسابك سيكون Microsoft Exchange.
   • إذا كان البريد شخصيًا مثل Gmail، فإن حسابك سيكون من نوع IMAP أو POP3.

لإعداد رد تلقائي لحساب Microsoft Exchange:

1. افتح Outlook واختر "ملف" > "ردود تلقائية".
2. من مربع "الردود التلقائية"، اختر "إرسال ردود تلقائية".
3. يمكنك تحديد فترة لتفعيل الردود التلقائية.
4. أدخل النص الذي ترغب في إرساله في تبويب "داخل مؤسستي".
5. عند الانتهاء، اضغط على "موافق" لحفظ التغييرات.

لإعداد رسالة خارج المكتب لحساب IMAP أو POP3:

1. افتح Outlook واختر "ملف" ثم "رسالة جديدة".
2. اكتب عنوان الموضوع والنص المطلوب.
3. اضغط على "ملف" ثم "حفظ باسم".
4. اختر "نموذج Outlook (*.oft)" ثم احفظ النموذج.

لإعداد تعليمات خارج المكتب:

1. افتح "إدارة القواعد والتنبيهات".
2. اختر "قاعدة جديدة" تحت "قواعد البريد الإلكتروني".
3. اختر "تطبيق القاعدة على الرسائل التي أستقبلها".
4. اترك الخيارات كما هي للرد على جميع الرسائل.
5. اختر "الرد باستخدام نموذج محدد" وحدد النموذج الخاص بك.

ملاحظة: يجب أن يظل Outlook قيد التشغيل لإرسال الردود التلقائية.

ضبط الحالة في Skype

لكي تظهر لك النقاط البنفسجية الصغيرة بجوار اسمك في Skype، يجب أن تقوم بتسجيل الدخول إلى التطبيق وتعيين حالتك إلى "نشط". افتح Skype واختر صورتك في "المحادثات"، ثم اضغط على حالتك الحالية واختر "نشط".

إعداد رسالة خارج المكتب وإعداد حالة “نشط” في Mac

لسوء الحظ، إصدار Mac من Skype for Business لا يدعم تفاصيل الحالة بناءً على تقويم Outlook. كحل بديل، يمكنك تعيين حالتك إلى "نشط" مع إضافة رسالة خارج المكتب. فقط قم بتسجيل الدخول إلى Skype واختر صورتك، ثم اضغط على "متاح" واضف رسالة الحالة الخاصة بك.

تحديث حالة خارج المكتب في Skype

تعتمد حالة عدم التواجد في Skype for Business على معلومات تقويم Outlook، مما يسهل معرفة ما إذا كنت متاحًا أو بعيدًا عن المكتب.

أسئلة شائعة حول إعداد الرسالة بعيدة المنال

1. لماذا لا تزال حالة "خارج المكتب" تظهر في Skype؟
   حالة "خارج المكتب" ستبقى تظهر إذا كان خيار "عرض معلوماتي خارج المكتب لجهات الاتصال" مفعلًا في إعدادات Skype.

2. هل يمكنني إيقاف تشغيل حالة "خارج المكتب" من خلال Skype بدلاً من Outlook؟
   لا، يجب عليك إيقاف تشغيل الرسالة من Outlook، حيث يعتمد Skype على معلومات تقويم Outlook.

3. كيف يمكنني تغيير رسالة "خارج المكتب" في Outlook؟
   يمكنك تعديل النص في خيارات الردود التلقائية ضمن إعدادات Outlook.

4. هل يمكنني تعيين حالة مختلفة في Skype بدون استخدام Outlook؟
   نعم، يمكنك تعيين الحالة يدويًا وتقديم رسالة توضيحية.

5. كيف يمكنني تحديد فترة محددة لرسالة "خارج المكتب"؟
   يمكن ذلك عند إعداد ردود تلقائية عبر تحديد الفترة الزمنية المناسبة كما هو موضح في الخطوات السابقة.

نصيحة هامة

من المهم أن تتأكد من تحديث حالة تواجدك في Skype بصورة دورية لتعكس توافر أو عدم تواجدك. عندما تكون خارج المكتب، يمكنك استخدام رسائل متقدمة لضمان عدم تفويت أي اتصالات، مثل إضافة مواعيد مباراة أو تواريخ العودة المحتملة. استخدام خاصية "كيف يمكنني إعداد رسالة بعيدة المنال في Skype" سيجعل التواصل أكثر فعالية وسلاسة.