كيفية ترتيب البريد الإلكتروني تلقائيًا في جيميل

من المعروف أن خدمة البريد الإلكتروني "جيميل" تعتبر الأكثر شهرة واستخداماً حول العالم. تتميز هذه الخدمة بتوافقها العالي مع التطبيقات الخارجية، مما يتيح لك مزامنة المحتوى عبر بروتوكولات متعددة. فضلاً عن ذلك، توفر لك خيارات فعالة لأتمتة وإدارة وتصنيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

ما هي العلامات الذكية في جيميل؟

تعمل العلامات الذكية بشكل مشابه للمجلدات، حيث تقوم بتصنيف الرسائل الواردة إلى خمس فئات أساسية. وهذه الفئات تشمل:

• رسائل اجتماعية: تحتوي على رسائل من خدمات المواعدة ووسائل التواصل الاجتماعي والمواقع التي تتشارك المحتوى.
• التحديثات: تشمل الإيصالات الرقمية، والبيانات المالية، وتأكيدات التحويلات وفواتير الخدمات.
• الرئيسية: مخصصة للرسائل الشخصية والأمور التي لا تنتمي إلى أي تصنيف آخر.
• المجموعات: تستقبل الرسائل المتعلقة بالمجموعات والمنتديات الإلكترونية.
• الترويج: يتم توجيه الرسائل الترويجية وحملات البريد المزعج إلى هذا القسم.

يجدر بالذكر أن جيميل يقوم بعملية تصنيف البريد بشكل فعال جداً، بشرط تمكين الإعدادات الصحيحة، على الرغم من أن بعض الرسائل قد تصل إلى صندوق البريد الأساسي.

تكوين العلامات الذكية في جيميل

تتيح لك جوجل إمكانية تعديل إعدادات العلامات الذكية لتحديد التصنيفات التي ترغب في عرضها في صندوق البريد الخاص بك. في حال كان لديك رغبة في إلغاء ظهور الرسائل الترويجية أو الاجتماعية، يُمكنك إنجاز ذلك من خلال ما يلي:

1. اضغط على أيقونة الترس في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة للوصول إلى قائمة الإعدادات. ثم اختر "عرض كافة الإعدادات".
2. انتقل إلى قسم "صندوق الوارد" واضغط على المربعات أمام العلامات التي تود عرضها. يُمكنك ترك الخيارات بلا تحديد إذا لم تكن بحاجة إلى الرسائل الترويجية أو الاجتماعية. بعد الانتهاء، اضغط على "حفظ التغييرات".

استخدام الفلاتر لترتيب الرسائل تلقائياً

تسهل الفلاتر عملية ترتيب الرسائل ووضعها تحت التصنيفات الصحيحة. حيث تقوم الفلاتر الافتراضية بأداء جيد جداً، ويمكنك أيضاً إعداد فلاتر مخصصة حسب احتياجاتك.

1. افتح جيميل واضغط على أيقونة الفلتر في شريط البحث. لتظهر لك نموذجاً يمكنك ملئه بالمعلومات المهمة.
2. ستجد نموذجاً شاملاً يضم الحقول اللازمة كالبريد الإلكتروني للمرسل، المُستقبل، العنوان، الحجم، التاريخ، وغيرها. حقل "يتضمن الكلمات" يُعتبر مفيداً للغاية حيث يمكنك إدخال الكلمات الرئيسية لاستبعاد الرسائل المزعجة.
3. بعد ملء الحقول، اضغط على "إنشاء فلتر"، ثم اختر "تخطي صندوق الوارد (أرشفة)". بهذه الطريقة، ستتجنب دخول الرسائل إلى صندوق الوارد وتظهر فقط ضمن التصنيفات المحددة. كما يُستحسن اختيار "تطبيق الفلتر أيضاً على 15 محادثة متطابقة".
4. استخدم السهم المنسدل بجانب "تطبيق العلامة" واختر العلامة المناسبة للرسائل المفلترة.

نصيحة إضافية: يمكنك إنشاء علامة جديدة تناسب متطلباتك إذا لم تكن الفئات الافتراضية تلبي احتياجاتك.

1. اضغط على "إنشاء فلتر" مرة أخرى، وستتمكن من نقل جميع الرسائل المفلترة من صندوق الوارد إلى العلامة المحددة.

نقاط مهمة للاعتبار

تظهر الرسائل المفلترة في المجلدات المحددة عند استخدام عميل بريد إلكتروني للوصول إلى جيميل عبر IMAP، بينما يتم عرضها مع الرسائل الجديدة عند استخدام بروتوكول POP.

استيراد وتصدير الفلاتر

فرصة استيراد وتصدير الفلاتر تُمثل ميزة كبيرة عند الانتقال إلى عميل بريد إلكتروني جديد.

لتصدير الفلاتر، قم بالدخول إلى إعدادات جيميل، ثم اضغط على "رؤية جميع الإعدادات" واختر علامة "الفلاتر والعناوين المحظورة". اختر الفلتر الذي تود تصديره واضغط على "تصدير". ستحصل على ملف بصيغة XML يمكن تحريره من خلال برنامج نصوص، لكن من الأفضل تركه كما هو وإجراء تعديلات بعد تحميله.

للاستيراد، انتقل إلى أسفل الصفحة واختر "استيراد الفلاتر" ثم "اختيار ملف". قم بتحديد ملف XML واضغط على "فتح". يجب عليك الضغط على "إنشاء الفلاتر" لتأكيد العملية.

أسئلة شائعة حول كيفية ترتيب البريد الإلكتروني تلقائياً في جيميل

1. كيف يمكنني إعداد فلاتر لتصنيف البريد؟

   • يمكنك إعداد الفلاتر من خلال شريط البحث، ثم الضغط على أيقونة الفلتر وملء التفاصيل المطلوبة.

2. ماذا أفعل إذا لم يتم فرز الرسائل كما أتوقع؟

   • تحقق من إعدادات العلامات الذكية وإذا كانت مفعلّة بشكل صحيح لتضمن تصنيف الرسائل.

3. هل يمكنني إضافة فلاتر جديدة؟

   • نعم، يمكنك إنشاء فلاتر جديدة ومع customizing settings according to your needs.

4. كيف أستورد الفلاتر إلى جيميل؟

   • استخدم خيار "استيراد الفلاتر" في إعدادات جيميل وحدد الملف الذي ترغب في استيراده.
5. هل يمكنني استخدام الفلاتر مع أي عميل بريد؟
   • نعم، يمكنك استخدام الفلاتر عند إقران جيميل بعميل بريد يتيح لك الوصول عبر IMAP.

نصيحة هامة

استخدام الفلاتر والعلامات الذكية بطريقة فعالة يمكن أن يحدث فارقاً كبيراً في ترتيب وإدارة البريد الإلكتروني الخاص بك. تأكد من تحديد الفلاتر المناسبة لضمان عدم تفويت أي رسائل مهمة، كما يمكنك تحسين تجربتك من خلال استخدام علامات مخصصة تعكس طبيعة عملك أو اهتماماتك. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل في مجال التسويق، يمكنك إنشاء علامات مثل "عملاء" أو "محتوى ترويجي" لتسهيل الوصول إلى رسائل محددة. من خلال تنظيم بريدك الإلكتروني، يمكنك توفير الوقت والجهد وزيادة كفاءتك في العمل والحياة اليومية.